ایزو چیست؟ بررسی جامع ایزو ۹۰۰۱ [همه‌ی چیزی که باید بدانید!]

ایزو چیست؟

سازمان بین المللی استاندارد سازی (ISO) یک سازمان غیر دولتی بین المللی است که از نهادهای استاندارد ملی تشکیل شده است. این سازمان طیف گسترده ای از استانداردهای انحصاری، صنعتی و تجاری را توسعه می دهد و منتشر می کند.

نام مختصر سازمان – ISO – مخفف کلمه ای نیست بلکه از واژه یونان باستان ísos گرفته شده است و به معنی برابر یا معادل است. دلیل انتخاب این کلمه این است که به زبان های مختلف کلمات اختصاری مختلفی برای نام سازمان به وجود می‌آمدند، در نتیجه بنیانگذاران سازمان تصمیم گرفتند آن را با فرم کوتاه ایزو بنامند.

استانداردهای ایزو

استانداردهای ایزو به طور بین المللی توسط کارشناسان تایید می شوند. این استانداردها را به عنوان فرمولی در نظر بگیرید که بهترین روش ها را برای انجام کاری را توصیف می کند.

این فرمول ها می توانند در مورد ساخت یک محصول، مدیریت فرآیند، ارائه خدمات یا تأمین مواد باشند. در نتیجه می توان دریافت که استانداردها طیف گسترده ای از فعالیت ها را پوشش می دهند. مثلا:

• استانداردهای مدیریت کیفیت برای کمک به کارآمدتر شدن فرآیند و کاهش خرابی های محصول
• استانداردهای مدیریت محیط زیست برای کمک به کاهش اثرات زیست محیطی، کاهش ضایعات و پایداری بیشتر
• استانداردهای بهداشت و ایمنی برای کمک به کاهش حوادث در محل کار
• استانداردهای مدیریت انرژی برای کاهش مصرف انرژی
• استانداردهای ایمنی مواد غذایی برای جلوگیری از آلودگی ها و مسمومیت های مواد غذایی
• استانداردهای امنیتی IT برای کمک به حفظ امنیت اطلاعات حساس

یک نگاه کلی به ایزو

سازمان بین المللی استاندارد سازی در سال ۱۹۴۷ تاسیس شد و دفتر مرکزی آن در ژنو در کشور سوئیس قرار دارد. این سازمان در دهه ۱۹۲۰ به عنوان فدراسیون بین المللی انجمن های ملی استاندارد سازی (ISA) آغاز به کار کرد. کمیته هماهنگی استاندارد ملل متحد (UNSCC) پس از تعلیق در طول جنگ جهانی دوم، یک نهاد استاندارد جهانی جدید را پیشنهاد کرد و سازمان بین المللی استاندارد یا همان ایزو تشکیل شد. ایزو در ۱۶۵ کشور کار می کند. اعضای سازمان از مهمترین سازمانهای استاندارد در کشورهای خود هستند. از هر کشور فقط یک عضو وجود دارد. افراد و شرکت ها نمی توانند عضو ISO شوند، اما روش های مختلفی وجود دارد که متخصصان صنعت می توانند با ISO همکاری کنند.

اعضای ایزو هر ساله در یک مجمع عمومی گرد هم می آیند و اهداف استراتژیک سازمان را مورد بحث و بررسی قرار می دهند. علاوه بر این، یک شورای ۲۰ نفره با عضویت چرخشی وجود دارد که مشاوره و ریاست سازمان را به عهده می‌گیرند.

ایزو استانداردهایی را برای طیف وسیعی از محصولات، مواد و فرآیندها تدوین و منتشر می کند. کاتالوگ استاندارد سازمان تقریباً به ۹۷ رشته تقسیم می شود که شامل فناوری، مراقبت های بهداشتی، مهندسی راه آهن، جواهرات، پوشاک، متالورژی، سلاح، رنگ، مهندسی عمران، کشاورزی و هواپیما است. ایزو علاوه بر تولید استانداردها، گزارش های فنی، مشخصات فنی، مشخصات موجود در دسترس عموم، ضمیمه نامه های فنی و راهنماها را نیز منتشر می کند.

ایزو با ارائه استانداردهای مشترک بین کشورهای مختلف نقش مهمی در تسهیل تجارت جهانی ایفا می کند. این استانداردها برای اطمینان از ایمن بودن، قابل اعتماد بودن و کیفیت خوب محصولات و خدمات در نظر گرفته شده اند. این استانداردها به کاربر نهایی و مصرف کننده، این اطمینان را می‌دهند که محصولات دارای گواهینامه‌ی ایزو با حداقل استانداردهای تعیین شده در سطح بین المللی مطابقت دارند. ایزو بیش از بیست هزار استاندارد را شامل می شود، از محصولات تولید شده و فنآوری گرفته تا ایمنی مواد غذایی، کشاورزی و استانداردهای مراقبت های بهداشتی.

گواهینامه‌ی ایزو چیست؟

گواهینامه ایزو تأیید می کند که یک سیستم مدیریت، فرآیند تولید، خدمات یا روش مستند سازی، کلیه الزامات استاندارد سازی و تضمین کیفیت را دارد.

گواهینامه های ایزو در بسیاری از زمینه های صنعت وجود دارند. استانداردهای ایزو برای اطمینان از سازگاری به وجود آمده اند. هر گواهینامه دارای استانداردها و معیارهای جداگانه ای است و به صورت عددی طبقه بندی می شود. به عنوان مثال، گواهینامه ایزویی که در حال حاضر در آرسا صنعت مازند اجرا می کنیم، ISO 9001: 2015 است.

معنی ISO 9001: 2015

گواهینامه ی  ISO 9001: 2015دارای ۳ بخش است. ISO، 9001 و 2015. هر کدام از این بخش ها به معانی زیر می باشند:

ISO

همانطور که در بالا اشاره کردیم، ایزو سازمان بین المللی استاندارد سازی می باشد. این سازمان استاندارد ها را توسعه می دهد، و این استاندارد سازی به منظور صدور گواهینامه برای مشاغل یا سازمان ها انجام می شود. این امر توسط یک کمپانی واسطه صورت می گیرد. همچنین استاندارد ها به صورت سالانه تست می شوند.

9001

عددی که بعد از ISO ظاهر می شود، طبقه بندی استاندارد را نشان می دهد. تمام استانداردهای خانواده ISO 9000 به مدیریت کیفیت اشاره دارند. ISO 9001 از شناخته شده ترین استاندارد های ISO است و معیارهای رعایت تعدادی از اصول مدیریت کیفیت را تعریف می کند. به مشاغل و سازمانها کمک می کند تا کارآیی بیشتری داشته و رضایت مشتری را کسب کنند.

2015

رقم نهایی در یک گواهینامه ISO نسخه استانداردی است که رعایت می شود و توسط عدد سال این استانداردها نشان داده می شوند. 2015 پنجمین نسخه ی ISO 9001 است. این نسخه در سپتامبر ۲۰۱۵ راه اندازی شد، و آرسا صنعت مازند فرآیندهای خود را برای مطابقت با مشخصات جدیدترین نسخه به روز کرده است.

چرا باید برای دریافت گواهینامه ایزو اقدام کنید؟

دریافت گوهینامه ایزو از جهات بسیاز زیاد و متفاوتی به رشد شرکتتان کمک می کند. هر نوع استاندارد ایزویی مزایا و خصوصیات خاص خود را دارد اما به طور کل استاندارد های ایزو شامل مزایای عمومی زیر می‌شوند که می توانند کمک شایانی به شرکت شما کنند:

تضمین به خریداران

استانداردها از این جهت مهم هستند که تجارت شما را مهم می کنند. آنها به خریداران شما این امکان را می دهند که برتری شما را در تجارت، کیفیت محصولات و مدیریت کلیه فرآیندهای کسب و کار شما مشاهده کنند. این نه تنها تضمینی برای مشتریان بالقوه و فعلی است ، بلکه نشان می دهد که تجارت شما یکی از بهترین ها در صنعت است. این به خریداران شما نشان می دهد که شما یک شرکت قابل اعتماد و معتبر هستید.

سهولت تجارت

با کیفیت تضمین تجارت، تجارت بین شما و خریدارانتان نیز آسانتر می شود. هدف اصلی ایزوها این بود که شرکت های بزرگ مانند وزارت دفاع بتوانند اطمینان حاصل کنند که تأمین کنندگان آن ها کیفیت بالایی را که انتظار داشتند و مورد نیاز آنها بودند را، برآورده می کنند. ایزو ها با موفقیت به هدف خود رسیدند. خریدار اکنون می بیند که شما دارای اعتبار ایزو هستید و می تواند با اطمینان خاطر به تجارت ادامه دهد. تمام شرکت های دیگری که با آنها کار می‌کنید متوجه اعتبارتان می شوند و تجارت بسیار آسانتر صورت می‌گیرد.

روند کارآمد برای کسب و کارتان

اگر بهبود روابطتان با خریداران برایتان کافی نیست، ایزو ها همچنین روند روزانه و کار در کسب و کار، کارخانه یا شرکت شما را بهبود می بخشند. هر بازرسی ایزو به دنبال الزامات مختلف است، اما در نهایت هر یک از ایزوها در حال توسعه‌ی عملکرد موفقیت آمیزی برای کسب و کار شما هستند.

همچنین سبب صرفه جویی در زمان نیز خواهد شد چرا که به شما کمک می کند دلیل و منبع مشکلات و نواقص را سریع و راحت پیدا کنید.

به عنوان مثال ISO 22000 فرآیندهای تولید و پردازش مواد غذایی را بررسی می کند. برای بهینه سازی تجارت خود برای دستیابی به این گواهینامه، فرآیندهای شما باید هم از نظر بهداشت مواد غذایی و هم از نظر ایمنی و بهداشت پرسنل شما کارآمد باشند.

این موضوع به این معنی است که شما با تلاش برای دستیابی به این گواهی، فعالیت ها و روندهای روزانه‌ی کسب و کار خود را بهبود می بخشید. توسعه تجارتتان متناسب با هر ایزویی، مزایای خاص خود را در مدیریت و اداره موثر محل کار شما خواهد داشت.

چطور یک گواهی ایزو دریافت کنیم؟

۱. نوع گواهینامه‌ی ایزوی خود را انتخاب کنید

ابتدا باید نوع گواهینامه‌ی ایزویی که متناسب با کسب و کارتان است را انتخاب کنید. انواع مختلفی از ایزو وجود دارند که بالاتر به آن ها پرداختیم.

۲. یک شرکت ارائه دهنده‌ی گواهی ایزو بیابید

قابل ذکر است که خود سازمان ایزو گواهینامه‌ای برای سازمان ها و شرکت ها صادر نمی‌کند. صدور گواهینانه به عهده‌ی شرکتی ثالث است که بررسی می کند آیا فرآیندها، محصولات، فضا و سازمان شما قابلیت دریافت گواهینامه ی ایزو رو دارد یا خیر.در ای مرحله انتخاب یک شرکت معتبر و باکفایت بسیار مهم است. برخی نکات مهمی که باید در این مرحله در نظر داشته باشید را در ادامه مشاهده خواهید کرد:

• شرکت های مختلف صادرکننده‌ی گواهی ایزو را ارزیابی و با یکدیگر مقایسه کنید.
• بررسی کنید که آیا شرکت ارائه دهنده‌ی گواهی از استانداردهای CASCO پیروی می‌کند یا خیر. CASCO کمیته ای از سازمان ایزو است که بر روی مسائل ارزیابی انطباقات شرکت های ثالث نظارت دارد.

پس از اینکه سازمان یا شرکت درخواست کننده ی گواهینامه ایزو، یکی از شرکت های ثالث را انتخاب کرد و بررسی ها و مشاوره های لازم اجرا شدند، الزامات گواهینامه درخواستی در شرکت پیاده سازی می شوند. سپس شرکت ثالث به یکی از شرکت های مادر حوزه ی ایزو در خاک خود متصل می شود و ممیزی های اصلی انجام خواهند پذیرفت، سپس مراحل صدور گواهینامه ی ایزو آغاز می گردد.

هنگامی که شرکت شما با استانداردهای ایزو مطابقت داشته باشد، از سوی شرکت ثالث ایزو برای شما گواهینامه ایزوی درخواستی تان صادر می شود که می توانید از آن هنگام پیشنهاد قراردادها، تبلیغات محصولات و خدمات استفاده کنید و به مشتریان خود ارائه دهید.

هزینه‌ی دریافت گواهینامه‌ی ایزو:

صدور گواهینامه ایزو هزینه‌ی مشخصی دارد اما این هزینه ثابت نیست. در واقع، هزینه از یک شرکت به شرکت دیگر متفاوت است. این هزینه به عوامل مختلفی بستگی دارد:

• تعداد کارکنان
• سطح خطر مرتبط با دامنه‌ی خدمات ارائه شده توسط شرکت
• تعداد فرآیندها
• میزان پیچیدگی سیستم مدیریت
• تعداد شیفت های کاری

اما به طور متوسط می توان این هزینه را چیزی حدود ۳۰۰ هزار تومان الی بیشتر برآورد کرد.

صدور گواهینامه چقدر طول می‌کشد؟

زمان لازم برای پردازش کامل گواهینامه ایزو از یک شرکت به شرکت دیگر متفاوت است. زمان مورد نیاز به شرح زیر است:

• سازمان های کوچک: ۸-۶ ماه
• سازمان های متوسط: ۱۲-۸ ماه
• سازمان های بزرگ: ۱۵-۱۲ ماه

حفظ و نگهداری گواهینامه ایزو:

هر گواهینامه ی ایزو در صورت رعایت شرایط زیر، به مدت ۳ سال اعتبار دارد:

• در ممیزی مراقبت سالانه تایید شود که کلیه ی معیار ها و الزامات سیستم مدیریت کیفیت رعایت و اجرا می شوند.
• تاریخ ممیزی سال اول باید حداکثر تا ۱۲ ماه بعد از تاریخ صدور گواهینامه ی ایزو باشد.
• کلیه ی عدم انطباق هایی که در ممیزی به آن اشاره شد رفع شده باشند.
• ممیزی داخلی و بازنگری مدیریت انجام شود و هیچ مسئله ی بررسی نشده ای باقی نماند.
• سوابق شکایات باید توسط سازمان ثبت و نگهداری شوند و اقداماتی در جهت رفع این شکایات صورت گرفته باشند.

ابطال و تعلیق گواهینامه ایزو:

در صورت رخ دادن شرایط زیر، گواهینامه ایزو باطل خواهد شد:

• عدم انجام برنامه ممیزی
• عدم انجام اقدامات اصلاحی مناسب در طول ممیزی مراقبتی یا ارزیابی مجدد
• هرگونه استفاده از گواهینامه و لوگو
• عدم انطباق در شرایط صدور گواهینامه

مرجع صدور گواهینامه امور ابطال را نیز انجام می دهد و پس از آن نباید هیچ استفاده ای از لوگو و گواهینامه ی باطل شده صورت گیرد.

تعریف واژه های پرکاربرد استاندارد ایزو:

استاندارد: در رابطه با ایزو ۹۰۰۱، استاندارد های معیارهایی برای کیفیت هستند. سازمان ها و شرکت ها برای دریافت گواهینامه ایزو ۹۰۰۱ باید این معیارها را داشته باشند. استاندارد ISO 9001: 2015 مبتنی بر ایجاد و حفظ سیستم های مدیریت کیفیت است.

فرآیند: فرآیند به مجموعه وظایفی گفته می شود که برای رسیدن به یک هدف نهایی تکمیل می شوند. در ایزو ۹۰۰۱، تمام فرآیندها بر جلب رضایت مشتری متمرکز هستند.

کیفیت: این اصطلاح می تواند معانی مختلفی داشته باشد. معنی اولیه ی آن می تواند استفاده از زمان و انرژی به نحو احسن باشد. کیفیت همچنین می تواند بیانگر معیارهای ایزو ۹۰۰۱ نیز باشد. اما به طور کلی کیفیت را می توان مجموعه اقداماتی تعریف کرد که یک شرکت یا سازمان برای جلب هر چه بیشتر رضایت مشتری به کار می گیرد.

سیستم: سیستم عبارت است از نحوه ی کار مجموعه خاصی از فرآیندها برای کار در جهت یک هدف خاص. در مورد ایزو ۹۰۰۱ چند سیستم مختلف مطرح می شوند که هرکدام هدف متفاوتی را دنبال می کنند.

محصول: محصول سازمان همان چیزی است که به مشتری فروخته می شود. محصولات می توانند ملموس یا غیر قابل لمس باشند. عوامل زیادی موفقیت یک محصول را رقم می زنند؛ از جمله مکان، قیمت و کیفیت.

عرضه کننده: عرضه کننده همان تامین کننده یک محصول یا خدمات خاص است. عرضه کننده ها می توانند ملی یا خارجی باشند.

خدمات: عملی است که توسط سازمانی یا عرضه کننده ارائه می شود و فرآیندی غیر قابل لمس است.

قابلیت ردیابی: این اصطلاح به توانایی ردیابی مکان محصولات و خدمات اشاره دارد. همچنین به نحوه توزیع این محصولات یا خدمات اشاره دارد.

مشتری: فرد یا سازمانی است که محصولات را دریافت می کند. یک مشتری خود می تواند عرضه دهنده باشد و محصولات را به مشتری بعدی برساند.

مصرف کننده: فرد یا سازمانی است که محصول دریافت شده را مصرف و استفاده می کند.

عدم انطباق: به موضوعی اشاره دارد که در حدی نیست که بتواند استاندارد خاصی از ایزو ۹۰۰۱ را برآورده کند.

اقدام اصلاحی: این اصطلاح عملی را توصیف می کند که برای بهبود فرآیندها برای دستیابی به استانداردهای ایزو ۹۰۰۱ باید انجام شود.

اقدام پیشگیرانه: این نوع اقدامات به طور مستمر برای رفع مشکلات احتمالی انجام می شوند. یک نمونه از این موارد تهیه نسخه پشتیبان از پرونده های خاص در موارد اضطراری است.

تأیید: تأیید آخرین مرحله در دستیابی به گواهینامه ایزو ۹۰۰۱ است، زیرا تأیید می کند که سازمان شما الزامات مناسب ایزو ۹۰۰۱ برای اعطای اعتبار را دارد.

اقدامات مورد نیاز برای پیاده سازی استاندارد های ایزو

هر سازمانی، چه بزرگ و چه کوچک، در هنگام پیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت ایزو ۹۰۰۱ لازم است نکاتی را رعایت کنند.

ایزو ۹۰۰۱ ابزاری قدرتمند برای بهبود کسب و کارها است و بنابراین باید در مورد نحوه مدیریت کسب و کار و اهداف استراتژیک خود فکر کنید.

تعامل افراد نیز مهم است و برای اجرای موفقیت آمیز ایزو ۹۰۰۱ باید اطمینان حاصل کنید که تمام عناصر سازمانتان در این راستا با شما هم قدم هستند. همچنین در برخی از موارد نیاز به اموزش افراد برای اجرای استانداردهای ایزو می باشد.

نکات مهم برای پیاده سازی استانداردهای ایزو:

• مدیریت ارشد سازمان باید در این راه متعهد و حامی باشد.
• با ایجاد ارتباطات داخلی خوب، تمام افراد سازمان را درگیر کنید.
• سیستم های کیفیت موجود خود را با الزامات ایزو ۹۰۰۱ مقایسه کنید.
• درباره مدیریت کیفیت فعلی، بازخورد مشتری و تأمین کننده را دریافت کنید.
• برای کسب بهترین نتایج، یک تیم پیاده سازی و مجری ایجاد کنید.
• نقش ها، مسئولیت ها و بازه های زمانی را تعیین کنید و با افراد سازمان به اشتراک بگذارید.
• تجارت خود را با اصول مدیریت کیفیت ایزو ۹۰۰۱ سازگار کنید.
• به کارکنان آموزش دهید و با تشویق، در آن ها انگیزه ایجاد کنید.
• سیستم ایزو ۹۰۰۱ خود را مرتباً بررسی کنید تا مطمئن شوید به طور مستمر در مسیر رشد و بهبود هستید.